名刺交換は、初対面の人とのあいさつですから、問題なく順調に行えるようにしておきたいものです。それでも慣れない間は、どのようなタイミングで名刺交換をすればよいか迷ってしまうものです。
お互いの信頼をより良いものにするには、名刺交換のタイミングを知ることが大切です。この記事には、名刺を交換するタイミングが分かるように解説してあります。
名刺交換するタイミングをつかんで、好印象であいさつができるようになっていきましょう。
名刺交換するタイミングの4つの場面
自分自身がどのタイミングで名刺を差し出せばよいのかは、状況によっても変わってきます。大まかには、4つのパターンを知っておけば大丈夫です。
１ 相手先と１対１の時のタイミング
１対１の時に優先されるのは、訪問した側から先に名刺を差し出すのが基本的な考えです。客先へ訪問した時は積極的に自分から名刺を差し出しましょう。
名刺の準備が遅れて、先に相手から名刺を差し出された時には、名刺をいったん受け取るのが正解です。その後で、「申し遅れました」の一言を添えてから名刺を渡すのが礼儀となります。
また、展示会場など、たまたま別会場で名刺を交換をする時は、役職の下の者から名刺を差し出すのが通例です。これは社内での名刺交換にも当てはまります。
名刺交換した後の商談の時は、自分の左側になるように名刺入れをテーブルに置き、名刺入れの上に受け取った名刺を置いて商談に入ります。
2 相手先が複数人の時のタイミング
相手先が複数人いる時は、役職の高い人から順番に名刺交換するのが基本的な考えです。役職が分からない場合でも、相手方が自分の方へ歩み寄ってくれますので、その順番で渡せば特に問題はありません。
注意点は、あいさつする人数分の名刺を事前に取り出して、名刺入れの下に挟んでおきます。自分の名刺は、名刺入れの下から取り出すようにします。
相手方から受け取った名刺は、名刺入れの上に順番に重ねていきます。商談の時は、相手先の名前が分かるように順番にテーブルに並べます。名刺入れの上には、役職の一番高い人の名刺を置くようにします。
3 複数人で訪問した時のタイミング
上司とともに複数人で訪問する時は、役職の高い人から順番に名刺交換を行います。同行する顔ぶれを確認しておくと、自分の出番のタイミングが分かります。
相手方も複数人いる時は、同じように役職の高い人から順番に名刺交換を行います。商談の時には、これも同じように、相手の名前を確認してテーブルに並べます。
4 相手方の名刺を名刺入れにしまう時のタイミング
基本的な考え方は、相手方より後に名刺入れにしまうことです。通常は商談が終わってから名刺入れにしまいます。
商談の途中で、名刺を名刺入れにしまうと、商談が終わったものと判断される可能性があります。商談が終わってからでも、できるだけ相手方より後にしまうように心がけましょう。
名刺交換で相手方から嫌がられる行為
名刺交換が慣れない間は、ついついやってしまう行為です。相手方から嫌がられる可能性があるので、好印象をもってあいさつができなくなってしまいます。
嫌がられる行為を知って気をつけていけば、順調に名刺交換ができ、後々お互いの信頼も良くなります。
座ったままの名刺交換
座ったままの名刺交換はビジネスマナーとしては失格です。相手先から「そちらで座って待っていてください」と声をかけられて、大丈夫だと思って安心してしまうケースです。
座ったままでの名刺交換はマナーとしてあり得ないので、商談相手が入室してくれば、サッと立って名刺交換をしましょう。
名前の上に指を載せない
名刺交換は、右手で自分の名刺を渡し、左手で相手方の名刺を受け取ります。自分の名刺を渡した後は、受け取った名刺を両手を添えて持ちます。
受け取った名刺の名前の上には、指がかからないように注意が必要です。マナー違反として、多くの人が気にしていることなので要注意です。
また、会社のロゴマークにも気にする人がいるので、こちらも同じく注意が必要です。
名刺切れや特に「忘れました」はご法度
名刺切れはダメな行為なので、あらかじめ名刺の確認をしておくことが必要です。
予想外の大人数での名刺交換の場合や印刷が間に合わなくて名刺が足りない場合もあるので、こんな場合は、しっかりわびをいれておきましょう。
もし必要であれば後で郵送することも忘れず伝えておくことも大切です。
「名刺を忘れました」と言うのは絶対にご法度なので、名刺を忘れた場合でも「名刺切れしてしまい、申し訳ございません」としっかりわびをいれておきましょう。
ポケットや財布から出すのはダメ
胸ポケットや内ポケット、または財布などから、名刺を直接出すのも嫌がられる行為です。前もって用意しておくか、相手方に見られないようにすることが大切です。
また、ポケットや財布から取り出した名刺が、変形して曲がっていたり、折れたりしていると、印象が一気に悪くなります。あまりに見栄えが悪い場合は、名刺切れでわびる方を優先しましょう。
名刺入れや親指にもチェック
名刺交換の際には、名刺入れが非常に気になるものです。名刺入れが汚れていたり、皮がはがれていたり、ほつけていたりと何かしら見た目がよくない場合は、新しい名刺入れに交換しておく方が無難です。
最初のイメージは大切ですから、特に意識しておきたいものです。
また、親指の爪が汚いのも、非常に気になるものです。汚れていると印象を悪くしてしまいますので、事前にチェックして手洗いをするなりして清潔を保っておきましょう。
受け取った名刺をいじらない
受け取った名刺をいじることも、相手方に不愉快な思いにさせてしまいます。
何気なくクセでいじったり、トランプのように扱ったりすると、マナーができていないと見なされてしまいます。名刺をいじることのないように気をつける必要があります。
受け取った名刺は忘れない
受け取った名刺を、置き忘れる営業マンもたまに見受けることがあります。相手方は基本的にあり得ない行為だと思っているので、営業マンの品格を疑われてしまいます。
後々お互いの信頼に大きく傷がつきますので、商談が終われば必ず確認して、相手方の名刺は忘れないようにしましょう。
まとめ
名刺交換は営業マンとして、また社会人として必須のマナーです。名刺交換をするタイミングが分からなくて、ぎこちない動きになると、相手方に好印象を与えることはできません。
会社の代表としての意識を持って、ていねいに問題なく順調に名刺交換を行うことが大切です。
慣れない間は、なかなか順調には名刺交換を行えないかもしれません。しかし場数を踏むうちに慣れてくるものです。
最初のうちは、社内の上司やまたは先輩の動きを参考にして、少しでも早く慣れるようにしましょう。
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