「仕事は段取り八分」という言葉は一度は聞いたことがあると思います。最近はめっきり耳にすることが少なくなりました。
以前は、先輩からも「仕事の段取り」が悪いとよく叱られたものです。
段取りの悪い人の協力をすると、次に何をするかが分からないことが多く、イライラするものです。
昔からの格言で「段取り八分（ぶ）、仕事二分」と言われるくらいですから、仕事には事前準備が大切です。
仕事の段取りを考えて作業をすると、順調に作業が進む以外に、ノウハウが蓄積されるという大きなメリットがあります。
特に長期のプロジェクトでは段取りの力が発揮されます。段取りの大切さを知って、大きな仕事もこなしていけるノウハウを身に付けていきましょう。
身近なことで、「仕事の段取り」を考えてみる
例を挙げて説明していきます。
1ヶ月後に友人の結婚式があります。余興としてうたを歌ってほしいとお願いされました。
お願いされたのは、A君の3人組とB君の5人組です。
A君の行動
①友人2人に結婚式で歌うことを告げ、曲名を設定します。
②友人たちには、練習はそれぞれが行い、本番当日の朝集まって最終打ち合わせを
することを連絡します。
③本番当日の朝、3人での練習状況を確認。一部修正。
④本番
B君の行動
①友人4人に結婚式で歌うことを告げ、曲名を設定します。
②打ち合わせは、週一回ズームを使ってのリモートです。合計4回行います。
③１回目の打ち合わせでは、1人が練習をしていませんでした。理由を聞くと「忙しくて練習できなかった。それでも本番までにはきちんと練習するから」とのこと。B君は、「みんな忙しくても練習しているのだから、きちんと練習するように」と忠告します。
④2回目の打ち合わせ。5人での練習成果はまずまず。1人から、どうせ歌うなら一部歌詞を変更して、替え歌にしようと提案がありました。その場で歌詞を変更する。
⑤3回目の打ち合わせ。5人での練習成果はばっちり。1人から、どうせ披露するなら紙製の赤の蝶ネクタイを作るので、それをつけて披露しようとの提案。またもう1人から、歌の途中で、僕が新婦に一言お祝いの言葉を入れるとの提案があり、歌い方を一部変更する。
⑥本番前日4回目の打ち合わせ。5人ほぼ完璧。
⑦本番。
仕事の内容としては、「結婚式で歌を披露する」ことですから、A君のグループもB君のグループも合格点です。
A君の仕事のやり方は誰もがやる方法です。作業内容としては特に問題はありません。
B君の仕事の仕方は、4回の打ち合わせという「仕事の段取り」を考えただけです。
それでも、協力者を巻き込み、出来栄えにも大きく差がついています。依頼した相手はどちらを評価するかは一目瞭然です。
「仕事の段取り」を考える凄さはこれだけではありません。
もし次回も同じように、結婚式で歌を披露する依頼が来た場合を考えてみて下さい。
A君はきっと前回と同じやり方で作業を進めていくことになります。
しかしB君はすでにノウハウを取得しているので、恐らく前回よりもクォリティーの高いものを出してくることは間違いありません。
これが「仕事の段取り」を考えることの凄さです。
「仕事の段取り」を考えて仕事をしている人は、ノウハウが蓄積されていきます。より高いクォリティーを目指せる人材になっていきます。
「仕事の段取り」ができない理由とその特徴
仕事の段取りを考えたり、備品その他を準備するには、ある程度時間がかかってしまいます。
そこで段取りができない理由として考えられることは３つです。
①段取りは時間がかかるので、作業に取り組んだ方が早い
②どういう順番で考えればよいか分からない
③周りの人に頼れないので自分でするしかない
また仕事の段取りをしないで作業をする人の特徴は次のようになります。
①自分の得意な仕事ばかりをするようになります。
②ひとつの仕事に集中してしまい、時間配分が分からなくなります。
③優先順位をつけた仕事ができなくなります。
④周りに協力してもらう能力が向上しません。
⑤上司や協力者への報告や相談をせずに仕事をするようになります。
「仕事の段取り」をして仕事に取り掛かるメリット
一度苦労してでも、「仕事の段取り」を考えて作業するようになると、それがノウハウとなって色々な場面に応用できます。
さらにノウハウが蓄積されていくと、後は案外簡単にできるようになるものです。
「仕事の段取り」をするメリットは5つです。
①ゴールから逆算するので、ベストの形が明確になります。
②期限の決められた仕事に対して進捗状況がすぐ分かります。
③実際に作業をする中で不明な点や疑問点が発見しやすくなります。
④次にする作業が何かをすぐに答えられます。
⑤作業忘れの部分を最小限におさえられます。
「仕事の段取り」を考えるコツ
「仕事の段取り」を考える手順は次のように進めていきます。
①仕事の中で必要な作業のリストアップをする
②リストの作業内容を見ながら余裕をもって期限を決める
③期限を考えたら、作業の優先順位を決める
④ゴールを想定して、もう一度仕事の目的を確認する
⑤作業内容を検討し、見落としがないか見直してみる
⑥備品その他準備するものを確認する
⑦全体を調整する
実際に作業が開始してからの行動
①協力者とのコミュニケーションをはかる
②作業の進捗状況を把握する
③現状を修正しながら作業を進める
仕事の段取り（段取り八分は営業マンの成功の秘訣）まとめ
「仕事の段取り」をすることは、一見当たり前のように思うかもしれません。
しかし、少し会社の雰囲気に慣れたり、商談の方法が分かってくると、案外「仕事の段取り」に手を抜いている営業マンが多いものです。
その場限りの商談を繰り返していても、ノウハウとして身についていきません。
簡単な商談でも、「仕事の段取り」を頭に入れながら行動していくことが大切です。
段取りしていく上で、情報を集めることで役立つことも多くあります。
情報を集めるアンテナを張っていると、情報源が他にも増えてきます。
「仕事の段取り」という言葉の重要性を、再度見直して、販売につなげる為のノウハウを身につけていきましょう。
同じ段取りでも、プロの営業マンではレベルが少し違います。一流の営業マンを目指すのであれば、他社のサイトですが、ぜひ参考にしてみて下さい。
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